Ein Mail-Server ist eine Software, die Nachrichten und Mitteilungen formatiert und zwischenspeichert, damit sie von E-Mail-Clients bearbeitet werden können. Mail-Server fungieren als Message Transfer Agents (MTA), die die gespeicherten Nachrichten mit dem SMTP-Protokoll zum nächsten Mail-Server weiterleiten, bis hin zu dem Mail-Server in den sich der empfangende Benutzer mit seiner E-Mail-Adresse eingeloggt hat. Das Abholen der E-Mail erfolgt mit dem Post Office Protocol (POP) oder dem Internet Message Access Protocol (IMAP). Die von einem E-Mail-Client gesendeten E-Mails werden solange zwischengespeichert bis sie vom Empfänger abgeholt werden. Dieser muss sich über seinen E-Mail-Account in seinen Mail-Server einloggen.

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E-Mail-Kommunikation zwischen zwei Mail-Clients über Mail-Server

Das Einloggen in Mail-Server kann in der Regel mit dem vom Benutzer bevorzugten Client erfolgen; er benötigt dafür keinen speziellen E-Mail-Client. Viele Mail-Server bieten Client-Software an, mit der ein direkter Zugriff über den Web-Browser möglich ist. Für die Authentifizierung der Benutzer haben viele Mail-Server eigene Datenbanken mit den Zugriffsdaten. Die meisten Mailserver unterstützen Open Database Connectivity (ODBC), das Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), den Active Directory Service (ADS) und das SSL-Protokoll für die Authentifikation.

Ein wichtiger Aspekt von Mail-Servern ist die Sicherheit mit dem Schutz vor Viren, Spams und Hackern.