E-Mail-Archivierung

Da die geschäftliche Kommunikation zunehmend über E-Mails erfolgt, ist eine Archivierung zwingend erforderlich. Einerseits um Business-Prozesse nachvollziehen zu können, andererseits um die gesetzlichen Regelungen wie die GdPdU zu erfüllen. Als weiterer bedeutender Faktor ist sind die IT-Anforderungen zu nennen um die zunehmenden E-Mail-Flut zu kontrollieren. Dabei gilt es dem starken Wachstum und der möglichen Überlastung des E-Mail-Servers mit den damit verbundenen längeren Recovery-Zeiten zu begegnen.

Aus den genannten Gründen arbeiten E-Mail-Archivierungssysteme mit Archivservern, auf denen die ankommenden E-Mails in Echtzeit gespeichert werden. Dadurch sind die E-Mails unabhängig von der Bearbeitung des Anwenders im E-Mail-Archiv abgelegt. Um einen schnellen Wiederaufruf zu ermöglichen, werden die E-Mails nach Anwendern, Adressen, Abteilungen oder Geschäftsprozessen klassifiziert und unter Berücksichtigung der Aufbewahrungspflichten in den entsprechenden Ordnern oder Datenbänken abgelegt. Eine Volltextindixierung der E-Mails und der Attachments unterstützt den Anwender bei der Suche nach E-Mails.

Ein solches Konzept entlastet den E-Mail-Server, da die Anhänge durch Shortcuts ersetzt werden und sich die Attachments physikalisch auf dem Archivserver befinden.