Da die geschäftliche Kommunikation zunehmend über E-Mails erfolgt, ist eine Archivierung zwingend erforderlich. Einerseits um Business-Prozesse nachvollziehen zu können, andererseits um die gesetzlichen Regelungen, die in der GdPdU, GoB und GoBS erläutert sind, zu erfüllen. Die in diesen Gesetzen festgelegten Compliance-Anforderungen müssen in deutschen Firmen beachtet werden. Ein weiterer Faktor sind die Anforderungen an die IT-Technik um die zunehmende Mail-Flut zu kontrollieren zu können. Dabei gilt es dem starken Wachstum und der möglichen Überlastung des E-Mail-Servers mit den damit verbundenen längeren Recovery-Zeiten zu begegnen.

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Voraussetzungen für die Archivierung

Aus den genannten Gründen arbeiten E-Mail-Archivierungssysteme mit Archivservern, auf denen die ankommenden E-Mails in Echtzeit gespeichert werden. Dadurch sind die E-Mails unabhängig von der Bearbeitung des Anwenders im E-Mail-Archiv abgelegt. Um einen schnellen Wiederaufruf zu ermöglichen, werden die E-Mails nach Anwendern, Adressen, Abteilungen oder Geschäftsprozessen klassifiziert und unter Berücksichtigung der Aufbewahrungspflichten in den entsprechenden Ordnern oder Datenbänken abgelegt. Eine Volltextindexierung der E-Mails und der Attachments unterstützt den Anwender bei der Suche nach E-Mails.

Ein solches Konzept entlastet den E-Mail-Server, da die Anhänge durch Shortcuts ersetzt werden und sich die Attachments physikalisch auf dem Archivserver befinden.