ECM (enterprise content management )

Die klassischen elektronischen Dokumentenarchive wandeln sich zunehmend von der reinen Archivierung hin zum mehrfunktionalen Enterprise Content Management-Systemen (ECM) mit weitreichenden Content- und Dokumenten-Verwaltungsfunktionen. In den ECM-Systemen bildet die Archivierung neben vielen anderen Funktionen eine Teilfunktion um den gesetzlichen Anforderungen nachzukommen. Dabei gibt es vielfältige Ansätze für die Unveränderlichkeit von gespeicherten Dokumenten, dem WORM-Prinzip, Write Once Read Many. Die WORM-Forderung kann in optischen Speichern wie der CD-WO, der DVD-RAM WO aber auch auf Magnetplatten oder in Magnetspeichersystemen realisiert werden.

Enterprise Content Management (ECM) umfasst viele Funktionseinheiten zum Erfassen, Verwalten, Speichern und Ausgeben von geschäftlichen Dokumenten. Neben dem elektronischen Dokumentenmanagement, dem Management für Entwicklungs-, Konstruktions- und Produktionsdaten, sind die Bereiche des Web Content Management (WCM) und des elektronischen Formularwesens zu nennen. Aber auch E-Mail-Archivierung, Collaboration, Workflow und elektronische Archivierung.

Funktionalitäten eines ECM-Systems

Die Erfassung vereint alle Technologien mit denen digitale Daten in das Unternehmen importiert werden. Das beginnt bei der Schriftgutdigitalisierung und Formularerkennung und reicht über die manuelle Erfassung bis zu der Speicherung von E-Mails und Webformularen. Auch für die Datenausgabe gibt es mehrere Funktionsmodule wie das für Computer Output on Laserdisk (COLD) oder das Output Management System (OMS).

Die ECM-Aktivitäten werden maßgeblich von der Association for Information and Image Management (AIIM) bestimmt.