Unter einem Enterprise Content Management System (ECMS) ist ein Managementsystem zu verstehen, in dem die unterschiedlichen Content-Management-Systeme (CMS) für Web-Aktivitäten und Dokumentenverwaltung vereint werden. Dazu gehören Web Content Management Systems (WCMS), Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und die Digital Asset Management Systeme (DAMS).

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Funktionalitäten eines ECM-Systems

ECM-Systeme decken alle diese Bereiche ab. Mit ECM-Systemen werden sensible Unternehmensdaten erfasst, verwaltet, gespeichert, archiviert und ausgegeben. Bei der Datenerfassung geht es um die verschiedenen Medien, auf denen die Daten angeliefert werden, um Scans und optische Zeichenerkennung (OCR), um Strukturinformationen von Dateien, um Dateiformate und Konvertierungsmöglichkeiten, um Formulare und Dokumente. Bei der Datenverwaltung geht es um einige der bereits erwähnten Managementsysteme, um die Datenbank und das Wiederauffinden der Daten, um Rechtevergabe und Volltextrecherchen in den verschiedenen Dateiformaten. Es geht um eine benutzerfreundliche Bedieneroberfläche, um Schnittstellen zu anderen Anwendungsprogrammen, Netzwerken und Statusberichten. Weiterreichende Anforderungen gelten für Web Content Management Systeme und für die Archivierung und die Langzeitarchivierung.

Bei der Datenspeicherung stellen sich Forderungen an die Speichertechnik, die Speicherart und den Speicherort und damit an die Dateisysteme, das Content Management System, die Datenbank und an das Data Warehouse. Das Wiederauffinden von Daten, die benutzten Offline-Speicher und die Sicherstellung, dass die Daten auch bei Langzeitspeicherung unverändert und fehlerfrei genutzt werden können, sind weitere Anforderungen an die Ablage- und Archivierungssysteme.

ECMS-Systeme haben den Vorteil, dass die Pflege von Benutzerprofilen, die Verwaltung, Aktualisierung und das Einordnen von Datenbeständen in Repositories nur einmal ausgeführt wird. Außerdem arbeiten die Anwender nur auf einer Benutzeroberfläche, was die Suche nach Content erleichtert.