Ein virtueller Assistant (VA) ist ein unabhängiger Auftragnehmer, ein freier Mitarbeiter, der auftragsabhängig von seinem Homeoffice oder einem Gemeinschaftsbüro aus arbeitet. Virtuelle Assistenten arbeiten für mehrere Unternehmen und für die verschiedensten Branchen. Häufig verfügen sie über langjährige Erfahrung, die sie sich in Unternehmen angeeignet haben.
Für Unternehmen haben virtuelle Assistenten die Vorteile, dass sie nur bei Bedarf angefordert werden, ihre Kosten gut kalkulierbar sind, sie nicht auf den Gehaltslisten der Unternehmen erscheinen, folglich das Unternehmen keine Sozialabgaben abführen muss und dass sie auch keinen Arbeitsplatz im Unternehmen haben. Sie müssen flexibel sein und bekommen Vorgaben, die eine zeitlich korrekte Auftragsabwicklung sicherstellt. Für die Zusammenarbeit mit den Unternehmen können sie auf Datenbestände zugreifen oder auf Plattformen mit Cloud-Computing.
Virtuelle Assistenten gibt es für viele Jobs. Das beginnt bei der Buchhaltung, geht über verwaltungstechnische Aufgabe, tangiert das Marketing und die Akquisition und reicht bis hin zu konstruktiven und überwachenden Aufgaben. Im Web stehen entsprechende Portale zur Verfügung, üauf denen Jobs für virtuelle Assistenten angeboten werden. Neben den menschlichen Assistenten werden auch Chatbots, das sind Programme, die die menschliche Konversation vortäuschen, als virtuelle Assistenten eingesetzt.