Beim Unified Messaging Service (UMS) geht es um die Vereinheitlichung und Integration von vorhandenen Kommunikationsdiensten und -kanälen. Neben den Sprachdiensten geht es um E-Mails, Kurznachrichtendienste ( SMS), Messaging, EDIFACT, Telex, Video- und Webkonferenzen. UMS ermöglicht die intuitive Kommunikation zwischen den Teilnehmern.
Ganz gleich mit welchen Diensten und über welche Kommunikationskanäle die Teilnehmer miteinander kommunizieren, Ziel des UMS-Services ist es, die Kommunikation untereinander zu Vereinheitlichen, zu vereinfachen und zu erweitern und jedem Mitarbeiter die für ihn effektivste Kommunikationsform zur Verfügung zu stellen. Dadurch wird die Kollaboration gefördert, die Mitarbeiter sind besser in die Projekte eingebunden und die unternehmerischen Entscheidungsprozesse werden beschleunigt.
Unterschiede zu anderen Kommunikationslösungen
Der gravierende Unterschied zu vorhandenen, nebeneinander arbeitenden Kommunikationslösungen besteht in der Integration der Dienste und den damit in Zusammenhang stehenden Synergie-Effekten. UMS ist ein ganzheitlicher Ansatz mit dem Medienbrüche überwunden und der Informationsüberflutung Einhalt geboten wird.
Der Unified Messaging Service bietet eine einheitliche Kommunikationsumgebung, die ortsunabhängig ist und einen unmittelbaren Zugriff auf alle Informations- und Collaborationtools des Unternehmens bietet. Der Empfänger kann die Informationen von jedem beliebigen Ort und mit jedem beliebigen Endgerät abrufen. Der Abruf kann über Telefon, Handy, Computer oder Personal Digital Assistant ( PDA) erfolgen.
Die Funktionalitäten von Unified Message Services
Das UMS-Modell lässt sich in die Funktionalitäten für den Empfang, die Nachrichtenart, die Verwaltung, die Archivierung und den Abruf beziehungsweise den Versand und die Verteilung der Nachrichten gliedern. Da UMS sowohl Sprache, Messages, Kurznachrichtendienste (SMS), Video- und Webkonferenzen empfangen kann, müssen beispielsweise Sprachnachrichten aus verwaltungstechnischen Gründen mit Zusatzinformationen wie dem Absender, der Uhrzeit, der Länge und dem Betreff versehen werden. Darüber hinaus muss an den Absender eine Empfangsbestätigung mit einer Erstinformation übermittelt werden.
Eine weitere Forderung an ein UMS- System ist die Konvertierbarkeit bestimmter Nachrichten in andere Nachrichtentypen. So könnte man beispielsweise eine E-Mail in eine Fax- Nachricht konvertieren.
Die Verwaltung und das Management der Nachrichten, die auch die Speicherung der Nachrichten einschließt, bilden das Kernstück eines UMS-Systems. Dabei spielt die automatisierte Verarbeitung, die Weiterleitung der Nachrichten in Abhängigkeit von bestimmten Parametern wie Absender, Uhrzeit, Stichworten oder Verteilerlisten eine entscheidende Rolle. Nachrichten können inhaltlich gefiltert werden und an unterschiedliche Verteillisten ebenso wie an Sprachspeicher oder Mailboxen gesendet werden.
Die Steuerung eines solchen Systems kann von einem Personal Computer oder einer Telefonanlage aus erfolgen.