Eine Mailbox ist ein Zwischenspeicher für Nachrichten, vergleichbar einem Anrufbeantworter oder einem Briefkasten, in dem ein Teilnehmer Nachrichten, Daten, E-Mails oder auch Programme, die für einen Empfänger bestimmt sind, hinterlegen kann. Mailboxen werden gleichermaßen für die Zwischenspeicherung von Sprachnachrichten wie sie eine Sprachbox ausführt, aber auch für E-Mails und den Datenaustausch benutzt.
Der Empfänger der Nachrichten kann diese zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt abrufen. Generell sind alle Mailboxen gegen unberechtigten Zugriff geschützt. Ist es bei Sprachboxen die Telefonnummer und Kennung, so ist es bei E-Mails der Benutzername und das Passwort. Die Steuerung für den Nachrichtenabruf erfolgt bei Sprachboxen über die Wähltastatur, verbunden mit Sprachhinweisen vom Netzbetreiber, bei E-Mails durch das Herunterladen der eingegangenen E-Mails.
Jeder Benutzer einer Mailbox hat einen eigenen Speicherbereich in dem er seine Nachrichten ablegen kann und auf den nur berechtigte Empfänger zugreifen können. Dieser Speicherbereich wird vom Netzbetreiber zur Verfügung gestellt und kann je nach Dienst mehrere Megabyte groß sein. Sobald eine Mailbox für alle Empfänger freigegeben ist, spricht man von einem Schwarzen Brett oder einem Bulletin Board System ( BBS). Das ist eine Pinwand auf der Erfahrungsaustausch zwischen den Teilnehmern stattfindet.
Mailboxen sind in aller Regel in das Fernsprechnetz oder das Datennetz eingebunden und häufig mit anderen Mailboxen vernetzt.