Das Dokumentenmanagement ist als Teil des Wissensmanagements gekennzeichnet durch die Repository Services zum Erfassen, Speichern, Verwalten, Recherchieren, Bearbeiten und Publizieren von Dokumenten von Unternehmen und Institutionen. Dokumentenmanagementsysteme ( DMS) bestehen normalerweise aus den Komponenten Authoring, Workflow, Authentifizierung, Versionskontrolle, Check- In/Check-Out, Archivierung, Übersetzung und Publishing. Diese Funktionalitäten müssen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) harmonisch zusammenarbeiten, nahtlos auf der bestehenden IT- Infrastruktur des Unternehmens aufsetzen und ohne Medienbrüche umgesetzt werden.
Beim Dokumentenmanagement geht es einerseits um die Verwaltung, Weiterverarbeitung und Archivierung von bereits ausgedruckten Dokumenten, andererseits um codierte digitale Dokumente. Da die genannten Dokumente unterschiedliche Strukturen und Formate haben, unterschiedet man zwischen Non-Coded Information ( NCI) und Coded Information ( CI).
Die Datenerfassung umfasst alle Erfassungsmöglichkeiten wie die direkte manuelle oder elektronische Eingabe, das Einscannen von Papierdokumenten mit anschließender optischer Zeichenerkennung ( OCR), die Datenübernahme von magnetischen und optischen Datenträgern sowie den direkten Dateitransfer und den indirekten als Anhang von E-Mails usw. Die anschließende elektronische Archivierung reduziert die Archivierungskosten und ermöglicht das schnelle Auffinden von wichtigen und aktuellen Dokumenten und Informationen für die nachfolgende Recherche und Bearbeitung. Handelt es sich um vollkommen unterschiedliche Dokumente, so spricht man von Electronic Document Management ( EDM).
Über Workflow können den Mitarbeitern zum richtigen Zeitpunkt die entsprechenden Dokumente bereitgestellt werden. Als Schnittstelle dient die Open Document Management API ( ODMA), die clientseitig für die Kommunikation mit dem DMS-System sorgt. Das Dokumentenmanagement wird auch als Enterprise Document Management oder Compound Document Management bezeichnet.