Datenbankmanagementsysteme (DBMS) werden für die Informationsverwaltung eingesetzt. Ein solches System besteht aus den Daten und den Programmen mit denen die Daten verwaltet und verarbeitet werden. Es kann als eine Art Magazin für alle Daten verstanden werden und ist verantwortlich für die Speicherung, Sicherheit, Integrität, Wiederherstellung und den Zugriff auf die Daten. Das Datenbankmanagementsystem hat ein Datenverzeichnis, vergleichbar mit einem Katalog, das Daten über die Namen, Struktur, Attribute, Lage und Typen der abgelegten Daten enthält; sozusagen Metadaten. In diesem Metadaten-Verzeichnis werden alle logischen und physikalischen Informationen und Änderungen während der gesamten Lebensdauer der Daten gespeichert: vom Einlesen bis zu Löschen.

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Die DBMS-Software steuert die Organisation und die Speicherung, das Auffinden, die Sicherheit und die Integrität der Daten in einer Datenbank. Darüber kann ein DBMS-System typischerweise Reporte erstellen, Daten von externen Anwendungen importieren und exportieren und die Datenbank abfragen.

Ein wichtiger Aspekt des DBMS ist die Datensicherheit. Typischerweise hat ein DBMS zusätzlich zum Betriebssystem und den Anforderungen an die Netzwerksicherheit mehrere Sicherheitslevel. Es unterstützt den Benutzerzugang zur Datenbank mittels Passwort, Authentifizierung und User Login.