Stammdaten sind häufig über viele Unternehmensbereiche verteilt. Oft sind sie inkonsistent und redundant, was Wettbewerbsnachteile mit sich bringt. Die Uneinheitlichkeit von Stammdaten, deren Redundanz in verschiedenen Unternehmensbereichen und deren Verteilung über das gesamte Unternehmensnetz hinweg, haben zur Folge, dass der Kundenservice und Geschäftsprozesse entsprechend aufwendig und ineffizient sind.

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Stammdaten betreffen gleichermaßen Kunden- und Lieferantendaten, Material- und Produktdaten. Sie werden in allen Unternehmensbereichen vom Callcenter, dem Customer Relationship Management (CRM), in der Administration und dem Management eingesetzt; sie werden in E-Mails, Telefonaten, Briefen oder Rechnungen benötigt. Deswegen ist die Harmonisierung der Stammdaten durch eine zentrale und dezentrale Erfassung, Verwaltung und Pflege, ebenso wie deren Konsolidierung über verschiedene Systeme hinweg, ein strategisches Ziel, damit alle Mitarbeiter und Geschäftspartner auf einheitliche Stammdaten zugreifen können und damit die Datenintegrität über alle IT-Systeme hinweg gewährleistet ist. Da viele Geschäftsprozesse auf die Stammdaten zugreifen, ist eine Vereinheitlichung zwingend erforderlich um Ineffizienzen zu vermeiden.