Ein Datensatz ist die Zusammenfassung von Daten, die in einer direkten Beziehung zueinander stehen oder gemeinsame Merkmale haben. Daten, die in einem Sinnzusammenhang stehen, können dabei in einem Ordnungssystem zusammengefasst sein. Ein solches Ordnungssystem besteht aus mehreren Datenfeldern, die jedes für sich die Daten für bestimmte Attribute enthält.

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Datensatz mit mehreren Datenfeldern

Man unterscheidet zwischen logischen und physikalischen Datensätzen. Logische Datensätze sind Datenansammlungen, deren Daten in logischer Beziehung zueinander stehen. Physikalische Datensätze sind kleine Datenmengen, die von Speichermedien oder Recheneinheiten gemeinsam verarbeitet werden können.

Eine Datei besteht aus einer Reihe von Datensätzen. Bei einer Adresskartei besteht ein Datensatz z.B. aus Nachname, Vorname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort.