Beim Electronic Document Management (EDM) geht es um die Verwaltung von vollkommen unterschiedlichen Dokumenten eines Unternehmens: Aufträge, Rechnungen, Korrespondenz, Personaldaten, Ton- und Videoaufzeichnungen uvm.
EDM- Systeme können verschiedenste Dokumente - Papierdokumente mit Texten, Fotos, Bilder und andere Medien wie Audios und Videos - erfassen, editieren, speichern und verarbeiten. EDM-Systeme bestehen aus mehreren Datenbanken, in denen die verschiedensten Dokumente abgelegt sind. Sie umfassen Scanner, Drucker und Server, die die verschiedenen Datenbanken verwalten, und Speichereinheiten aus redundanten Disk-Arrays.
Zur Optimierung der Dokumentenspeicherung arbeiten EDM-Systeme mit Metadaten. Jedes Dokument ist durch die Metadaten eindeutig identifizierbar und verkürzt die Dokumentensuche in den Datenbanken. Die Metadaten können themenbezogen oder chronologisch geordnet sein und sind durch Schlagworte oder über assoziative Strategien auffindbar.